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◆毎月の報告資料作成
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会社の経理部は、毎月決算作業をしています。
こう書くと、先ほど「決算は年１回」と説明したことと矛盾するようですが、会社は本決算とは別に月次決算を行います。
確かに、会社が株主など外部に報告する決算は年に１回（中間決算がある場合、年２回）です。株主や税務署はこれで満足してくれるでしょう。
しかし、会社の経営者にとっては、１年に１〜２回営業成績についての報告があるだけでは、情報が不足します。日々変化していく会社の状況を把握しながら、的確な経営判断を下すためには、少なくとも毎月１度は決算の情報を知っておきたいものです。
そこで、経理の仕事として、会社内部で毎月の営業成績を把握する目的で簡易な決算をします。これが月次決算とよばれるものです。
月次決算は原則として外部に公表しません。
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◆月次決算は簡易な作業
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月次決算は、会社がどれくらい儲かっているかを経営者が理解することを最大の目的として行うものです。
ですから、株主や税務署に報告する決算と異なり、厳密な金額や規則に従った形式は必要ありません。
形式を整えることよりも、早く計算して早く報告することが要求されます。経営者としては、会社が儲かっているのかそうでないのかを毎日でも知りたいくらいなのですから。
そこで、月次決算にあたっては、本決算で行う作業のうち時間のかかるものについては、概算で計上したり、見込みで計上する方法がとられています。例えば、減価償却費については、年間予算額の12分の１ずつ毎月計上するといった方法です。
経営者は、月次決算の数字を見るときに、予算と比較してみて営業成績が予定を達成できるかどうかを検討します。また、前年同月と比較してみて、会社の営業成績が前年を上回ることができるかどうかに神経をとがらせます。
ですから、月次決算にあたっては、経営者がこれらを間違うことなく判断できれば、多少の誤差があっても差支えありません。
システムの整備された会社であれば、毎月の月次決算は月末から10日間以内に出来上がります。
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◆試算表の他に必要な資料
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月次決算は、試算表の作成を中心としますが、報告資料として試算表を作成するだけでは不十分です。
会社がどれくらい儲かっているかを把握するためには、売上高や粗利に関しての詳細な分析資料が必要です。例えば事業部門別の営業成績や営業所別の営業成績などを予算比・前年同期比などで分析した資料を作成することが一般的です。
また、販売する商品の原価や製品の製造原価に関しても、市況の変化や為替レートの影響なども含めて分析する資料を毎月作成します。
これらの分析資料は、すべてを経理部門で作成できるものではありませんが、営業や製造の各担当部署から必要な資料を入手し、試算表の数値との整合性を図りながら、報告資料にまとめていきます。
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試算表の他に必要な資料