公認会計士奥村佳史事務所
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1年間の総まとめ!決算作業

決算が経理部門のメインイベントであることは先に解説しましたが、実際にどのような作業を行うかを少し詳しくみてみましょう。
決算が近づくと、経理部門ではその準備を始めます。
決算の作業は、経理部門が単独で資料を作成するものではなく、営業部門や製造部門から報告を受けた資料をもとに会計基準や税法で要求された報告書を作成する作業です。そのため、決算のために必要となる資料の提出を営業部門や製造部門に依頼しておくことが必要になります。
営業部門に対しては、売上高のデーターや滞留している売掛金の回収見込みなどの資料を依頼しなくてはなりません。
製造部門に対しては、原材料や経費の購買データーや製造量のデーターを依頼しなくてはなりません。
ほかに、決算日時点で倉庫や工場に残っている在庫がどれだけあるかも把握しなくてはなりません。
経理部門としては、これらの作業の依頼を、決算日が到来する前にしておくことが欠かせません。

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資産が本当にあるかどうか数えてみる

決算日には、会社の資産がどれだけ実在するのかを数えてみる作業が必要になります。
現金については、毎日これを行っていますので特に煩雑な作業ではありません。ただし、現場のスタッフに払いだされている「仮払金」については決算日までに経費とするか、現金で経理部に返金するかのいずれかの処理が必要です。仮払金のまま決算日をまたぐことは極力避けるべきです。
商品や製品などの在庫については、決算日に棚卸を実施します。棚卸とは、倉庫や工場に残っている在庫を実際に数える作業のことです。
棚卸作業は、非常に手間のかかるものです。
まず、棚卸の準備として倉庫などの保管場所内の整理をします。
その後、倉庫内の棚を区分けします。棚卸の担当者はそれぞれ自分に割り振られた棚の在庫をひとつずつ数えていきます。この作業を、決算日の営業が終了した後に行うのですから、棚卸が終了するのは深夜という会社も珍しくありません。
棚卸で各在庫が何個ずつあるかを数えたデーターは経理部門に送られます。経理部門では、この実際の在庫数量と、帳簿(多くはコンピューターの記録)で把握している在庫数量とを比べます。帳簿で把握している在庫数量よりも実際の在庫数量が少なければ、帳簿上は損失を計上する経理処理を行います。
このように、決算日には、会社の資産が実在するかどうかを確かめる作業が必要になるのです。

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決算日からの1週間は各部署に資料依頼で大忙し

決算日からの1週間は、営業や製造の現場に「資料ができましたか?」と聞いて回ることで経理部は大忙しです。経理部門としては、一日も早く決算作業を終えたいのですが、そのためには各部署から資料が届かなくてはなりません。
決算日前に、各資料の締切日は伝えてあるものの、締切日を過ぎても資料が届かないケースは少なくありません。そのため、経理部門から各部署に、資料作成の進捗状況を尋ねて回るのです。
さらに、経理部門が頭を悩ませる問題が、伝票回付の遅れです。通常、経費の発生などは、その経費を使用した部署が伝票を起票し、いくつかの承認印を受けた上で経理部門に回されます。ところが、伝票の起票を忘れていたり、伝票が承認印をもらうために止まっていたりすることがあります。
その結果、締切日を過ぎて経理部門に届く伝票もでてきます。経理部門としては、このような伝票回付の遅れを防ぐために、現場に対して決算時期だけは早めに伝票を回して欲しいと伝えて回ることになります。

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資料がそろえば計算あるのみ

決算のために必要な資料が現場から経理部門に届けば、経理部門はこれを会計基準や税法に従った決算書に置き換える作業を行います。
決算時期にしか行われない計算作業が多くあります。
例えば、減価償却費の計算や、引当金の計算などです。
これらの作業は、決算日の固定資産や金銭債権の残高が判明した後でなければ計算できません。
決算時期は、このような特殊な計算作業があるため経理部門は大忙しとなるわけです。

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最後に外部報告資料を作成する

決算の締めくくりは、報告資料を作成することとなります。
決算書といわれる「貸借対照表」、「損益計算書」と「利益処分案」を作成します。
これらの決算書は、最初に取締役会で承認を受けることになります。その後監査を受け、株主総会で承認(又は報告)されます。
決算書は多くの関係者の目に触れますので、計算間違いや字の誤りが許されません。経理部としては、細心の注意を払いながらの作業となります。

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