公認会計士奥村佳史事務所
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買掛債務管理について知っておこう

商品や原材料を外部から購入する場合には、仕入れるたびに現金で代金を支払うのではなく、1ヶ月間の取引をまとめて後日支払う決済方法が一般的です。この場合に発生する金銭債務を買掛債務といいます。
会社が商品や原材料を仕入れた時に、仕入と買掛債務を経理上認識します。
買掛債務を表す勘定科目としては、買掛金が用いられます。
買掛債務は、仕入先ごとに、発生日や発生原因を明らかにして管理します。

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仕入と買掛債務を計上するタイミング

商品や原材料を外部から購入し、それを経理上、仕入と買掛債務の発生として認識するタイミングの基準としては、入荷基準や検収基準などがあります。
入荷基準とは、会社が購入する物品を受け取った時点で仕入と買掛債務を認識するものです。
また、検収基準とは、会社が購入する物品を受け取り、数量や品質に問題がないことを確かめる「検収」という作業の完了時点で認識するものです。
一般的に採用されているのは、検収基準です。
なぜなら、会社が商品や原材料を購入した際には、原則として検収を行うからです。
会社が注文したとおりの商品や原材料が正しく納品されているかどうかを確かめることは非常に重要です。実際に、購買の現場では、毎日のように注文したものとは異なる納品を受けるというトラブルが発生しているものです。納品を受ける数量についても同様です。
商品や原材料の納品を受ける際には、必ず先方が発行した納品書と現品とを照合する作業を実施しましょう。
また、納品書と注文書との照合も行うことが望まれます。
こうすることで、注文した物品が注文どおりに納品されたことが確かめられます。
会社において仕入と買掛債務を認識する経理処理の基となる資料は、検収時にチェックした納品書となります。

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請求書をチェックする

通常、1ヶ月間に納品を受けた商品や原材料について、まとめて1枚の請求書が届きます。
請求書には請求合計金額が記載されています。
そして、請求書には請求明細などと称される、請求の内容を詳細に示した書類が添付されます。納品書の控えを綴り請求明細に代える場合も多くみられます。
請求書が届いたら、会社の買掛債務のデーターと突合作業を実施します。
仕入先から届いた請求明細と、会社の買掛債務データーとの突合作業は非常に重要です。もし、この作業をしていなければ、仕入先から納品を受けていない取引についての請求を受けた場合に、先方の請求どおりに過大な支払をしてしまうおそれがあります。
このような、納品を受けていないにもかかわらず請求を受けるということは、実務上珍しいことではありません。先方の売上二重計上などが原因です。
納品を受けていない請求ついては、支払を保留するようきちんとチェックしましょう。

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買掛債務の支払い

上記のようなチェックを行い、仕入先からの請求について、会社でも納品の事実が確認でき、金額にも問題がみられない場合は、支払いの処理を行います。
支払の処理は、支払担当者に支払の指図を送り、振込等によって行われます。

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買掛債務の滞留の処理

このような業務フローで買掛債務の支払を適切に実施していると、買掛債務の滞留が発生します。
1年に2回程度(本決算と中間決算で)は、この滞留している買掛債務を調査することが望まれます。
滞留が発生する原因は様々です。
最も多いのは、先方の請求漏れです。これは、特に少額の物品を多数仕入れる場合に多くみられるもので、先方が売上計上を失念していることが原因です。
この場合には、先方に請求するよう連絡するのもよいでしょう。しかし、通常は請求を失念した側に責任があるため、このような買掛債務は支払われないままとなります。
1年以上請求されないままの買掛債務は会社の利益として計上する経理処理を取り決めている会社が多いようです。買掛債務を長い期間負債に計上したままにしていると、税務調査で指摘を受けることもあります。支払う見込みのない債務については、負債から収益に振り替えなさいという指導です。債権の消滅時効が到来したものについては、順次収益に計上しておくとよいでしょう。
ところで、買掛債務が滞留する原因が、自社にある場合も少なくありません。
多く見られるのは、仕入を二重計上しているケースです。
普通に考えると、二重計上は起こるはずがないのですが、納品時に仮の納品書を受け取り、後日正式な納品書が郵送されてくるケースなど、イレギュラーな事務処理を行うと、どうしてもこのような想定外のミスが生じます。
買掛債務の滞留は、その原因を調査して、正しい処理を行いましょう。

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