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◆月次決算とは
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会社が外部に公表する決算書を作成するのは通常年１、２回です。しかし、会社内部で経営管理を目的として業績を把握する作業は毎月行います。
この作業の中心となるのが、月次決算です。
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◆簡便な手続で計算する
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月次決算においては、迅速な作業が求められます。翌月10日までに、月次決算書の作成を完了しているのが理想的です。
なぜなら、月次決算は会社の日々の動きを的確に把握して、会社の経営判断に役立てるものだからです。リアルタイムに会社の状況を把握できなければ、的確な経営判断はできません。
しかし、決算の作業には時間がかかるものです。
そこで、月次決算では、本決算に求められるような正確な処理は必要とされず、概算計上など簡便な処理が用いられる項目が多数あります。
例えば、固定資産の減価償却費、貸倒引当金、賞与引当金、退職給付引当金などは、正確な計算を省略して、１年間の予想発生額を月割りで概算計上する手法が頻繁に用いられます。
他には、前払家賃や未払水道光熱費などの勘定科目の計上を省略したり、前年同月と同額で仮計上するなどの簡便法が用いられます。
いずれも、月次の経営成績の把握に大きな影響を与えない範囲で、決算手続を効率的に行うものです。もし、急な設備投資で減価償却費が予定よりも急に膨らんだ場合や、水道光熱費の毎月の使用量に大きな変動があり、その金額が重要な意味を持つ場合には、これらの簡便な方法を採ることはできません。
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◆予算と実績を対比する
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月次決算の結果については、予算と比較して、売上や利益の達成状況を検討します。
例えば、事業年度の最初の３ヶ月経過時点で、年間予算の１２分の３の売上が計上されていれば、ほぼ計画予算通りに営業されていると考えることができます。
反対に、計画予算通りに売上が計上されていない場合には、その原因を分析し、対処法を検討しなくてはなりません。月次決算の結果は、営業や製造の現場にフィードバックされて、日々の活動を改善するための情報となります。
ここで、注意すべき点は、業種によって売上の季節変動がある点です。例えば、チョコレートのメーカーであれば、２月に売上の大半が集中しますし、建設業であれば、３月に完成工事高の大半が計上されます。そのため、単純に月割計算だけでは予算の達成度合いを判断できないこともありますので、会社ごとに工夫が求められます。
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◆前年同期と実績を対比する
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月次決算の結果は、前年同期の実績値とも比較して、売上や利益の達成状況を検討します。
特に、営業内容に大きな変化がない場合には、前年同期を上回る売上高を計上することは最低限の目標となります。
仮に、前年同期の売上を下回っている場合には、その原因を分析し、対処法を検討しなくてはなりません。
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月次業務管理について知っておこう